EN ESTE AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD (AVISO) SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA, Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO DETENIDAMENTE.
Nuestro compromiso con respecto a su información médica
Macon & Joan Brock Virginia Health Sciences EVMS Medical Group at Old Dominion University se compromete a proteger su información médica. Creamos un registro de la atención médica y los servicios que recibe en nuestros centros y sitios clínicos a cargo de nuestros proveedores de atención médica, con el fin de utilizarlo en su atención y tratamiento. Necesitamos este registro para brindarle una atención de calidad y cumplir con los requisitos legales.
Tenemos la obligación de: preservar la confidencialidad de su información médica, brindarle este aviso en el que se describen nuestras tareas legales y nuestras prácticas de privacidad en relación con su información médica, notificarle cualquier violación de su información médica no protegida y cumplir con los términos de este aviso.
Nos reservamos el derecho a modificar los términos del presente aviso en cualquier momento. El presente aviso se publicará en nuestro sitio web y está disponible en nuestros sitios clínicos.
Cómo podemos utilizar y divulgar su información médica sin su autorización (permiso)
En las siguientes secciones se describen las formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica sin su autorización. Cierta información médica, como la información genética, el uso de sustancias, el VIH y la salud mental, puede estar sujeta a protecciones especiales en virtud de la ley federal o estatal. No se enumeran todos los usos o divulgaciones, pero las formas en que estamos autorizados a utilizar y divulgar su información médica se clasifican en una de las siguientes categorías.
Tratamiento: podemos divulgar su información médica con fines de tratamiento médico a médicos, residentes, enfermeros, estudiantes de medicina y personal de atención médica que presten, coordinen o gestionen su atención médica, tanto dentro como fuera de nuestra organización. Por ejemplo, si recibe tratamiento por una lesión de rodilla, podríamos divulgar su información médica al departamento de rehabilitación física para coordinar la atención. La información médica también puede divulgarse a entidades no afiliadas que prestan servicios relacionados con su atención médica, como farmacias, laboratorios, hospitales y agencias de atención domiciliaria.
Pago: podemos divulgar su información médica con el fin de facturar y cobrar el pago por el tratamiento y los servicios que le brindamos. Por ejemplo, podemos divulgar parte de su información médica a su seguro médico para obtener una autorización previa o para cobrar el pago. Si usted abona el costo total de un servicio que paga por cuenta propia y nos solicita que no compartamos su información con su seguro médico, respetaremos la solicitud.
Operaciones de atención médica: podemos utilizar y divulgar su información médica para las operaciones de atención médica. Esto es necesario para operar Macon & Joan Brock Virginia Health Sciences EVMS Medical Group at Old Dominion University y garantizar que nuestros pacientes reciban servicios de calidad. Por ejemplo, podemos utilizar su información médica para revisar la calidad de nuestros servicios, evaluar el desempeño del personal de atención médica, con fines de enseñanza, capacitación, acreditación o para introducir mejoras.
Intercambio de información de salud (HIE): podemos participar en intercambios de información de salud y compartir electrónicamente su información médica con los participantes del HIE cuando sea necesario para su tratamiento, el pago de los servicios y las operaciones de atención médica.
Asociados comerciales: podemos compartir su información médica con nuestros asociados comerciales (empresas externas con las que hemos firmado acuerdos y que están contratadas para recibir y utilizar la información únicamente para los fines para los que hemos contratado sus servicios). Algunos ejemplos pueden ser el procesamiento de registros/reclamos, los servicios de interpretación, los Centros de Atención Telefónica, los servicios legales, etc.
Recaudación de fondos: es posible que nos pongamos en contacto con usted para brindarle información o recaudar fondos con el fin de ampliar y financiar los servicios de atención médica y los programas educativos que ofrecemos a la comunidad. Puede «cancelar» la suscripción a las comunicaciones relacionadas con la recaudación de fondos poniéndose en contacto con nuestra Oficina de Privacidad y Cumplimiento (la información de contacto figura al final de este aviso).
Personas que participan en su atención o en el pago: podemos compartir o divulgar su información médica a su representante legal. También podemos compartir su información médica con las personas que usted designe como responsables de su atención o que contribuyan a pagar su atención, como por ejemplo un familiar. Si algún familiar, amigo o persona está presente mientras discutimos su información médica, asumiremos que usted da su consentimiento, a menos que nos indique lo contrario. Por ejemplo, podemos discutir su información médica con usted y con la persona que le acompañe a la cita médica, a menos que usted se oponga.
Comunicaciones: nosotros, o nuestros asociados comerciales, podemos ponernos en contacto con usted por correo postal, por teléfono o mediante un mensaje en EPIC MyChart para informarle sobre su tratamiento, su atención, recordatorios de citas, encuestas de satisfacción, pagos, etc. Utilizaremos la información de contacto que tenemos registrada. Si desea que nos comuniquemos con usted de una forma determinada, debe presentar su solicitud por escrito y facilitar los datos de contacto alternativos. Para poder comunicarnos con usted por correo electrónico o mensaje de texto (métodos no seguros), deberá activar la opción de recibir recordatorios de citas por mensaje de texto al registrarse o dar su consentimiento.
Hojas de registro: es posible que utilicemos hojas de registro para controlar su llegada y que le llamemos por su nombre en nuestras salas de espera.
Menores de edad: en general, los padres y tutores legales son los representantes legales de los pacientes menores de edad y deben participar en el proceso de atención y consentimiento del menor. Podemos compartir la información médica de un paciente menor de edad con sus padres o su tutor legal si así lo solicitan, a menos que el propio menor haya dado su consentimiento para recibir la atención y el tratamiento, según lo permitido por la ley estatal.
Investigación: podemos compartir su información médica con fines de investigación, de conformidad con las leyes federales y estatales aplicables. Todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial. Podemos compartir información anónima con investigadores que estén preparando un proyecto de investigación. Cuando sea necesario, se solicitará su permiso por escrito antes de utilizar su información médica con fines de investigación.
Según lo exija o permita la ley: podemos compartir su información médica cuando así lo exija o lo permita la ley. Entre los ejemplos se incluyen los registros obligatorios de pacientes; los eventos adversos; las agencias de supervisión de la salud para la concesión de licencias, la auditoría y la acreditación; las actividades de salud pública destinadas a prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades; los informes de nacimientos y muertes; la denuncia de casos de abuso o negligencia; o la notificación a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad o afección.
Procedimientos judiciales, demandas civiles y acciones legales: podemos compartir su información médica con tribunales, abogados, empleados de tribunales y otras personas en el marco de un procedimiento judicial o administrativo relacionado con una acción o demanda civil interpuesta contra nosotros, o en respuesta a una orden judicial, una citación, una solicitud de presentación de pruebas, una orden de comparecencia u otro proceso legal.
Aplicación de la ley: podemos compartir su información médica con las fuerzas de seguridad con el fin de identificar o localizar a un sospechoso, un fugitivo, un testigo o una persona desaparecida; a una víctima de un delito o de abuso; en casos de heridas de bala; o en respuesta a una orden judicial, una citación, una orden de comparecencia u otro proceso similar.
Divulgaciones accidentales: hacemos todo lo posible por limitar las divulgaciones accidentales, pero su información médica podría divulgarse mientras llevamos a cabo nuestras actividades comerciales o le brindamos servicios. Por ejemplo, otro paciente podría escuchar su información de registro en la sala de espera.
Información sobre el tratamiento del trastorno por uso de sustancias (SUD): si recibimos o conservamos información sobre usted procedente de un programa de tratamiento de SUD cubierto por el Título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR), parte 2 (Programa de la Parte 2), a través de un consentimiento general que usted haya otorgado al Programa de la Parte 2 para utilizar y divulgar el registro del Programa de la Parte 2 con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, podremos utilizar y divulgar su registro del Programa de la Parte 2 para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según se describe en este aviso. Si recibimos o conservamos su registro del Programa de la Parte 2 en virtud de un consentimiento específico que usted nos haya otorgado a nosotros o a un tercero, utilizaremos y divulgaremos dicho registro del Programa de la Parte 2 únicamente en la medida en que usted lo haya autorizado expresamente en el consentimiento que nos haya facilitado. En ningún caso utilizaremos ni divulgamos su registro del Programa de la Parte 2, ni ningún testimonio que describa la información contenida en dicho registro, en ningún procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo iniciado por cualquier autoridad federal, estatal o local en su contra, salvo que obtengamos su consentimiento o que así lo ordene un tribunal tras haberle notificado dicha orden judicial.
Medidas de ayuda en caso de catástrofe: en caso de emergencia, podemos compartir su información médica con una organización de ayuda en casos de catástrofes para informar a su familia sobre su afección, su estado y su ubicación.
Para evitar una amenaza grave a la salud o la seguridad: podemos compartir su información médica para prevenir una amenaza grave e inminente para su salud y seguridad, la de otra persona o la del público.
Donación de órganos, ojos y tejidos: podemos compartir su información médica con organizaciones que se dedican a la obtención, donación o trasplante de órganos, ojos o tejidos.
Servicio militar: si usted es miembro de las Fuerzas Armadas, podremos compartir su información médica con las autoridades militares en la medida en que lo permita o lo exija la ley.
Indemnización de trabajadores: podemos compartir su información médica en el marco de la indemnización de trabajadores, según lo permita o exija la ley.
Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podemos compartir su información médica con un médico forense, un examinador médico o un director de funeraria para que puedan desempeñar sus tareas.
Actividades de inteligencia y seguridad nacional: podemos compartir su información médica con funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y seguridad nacional, según lo permita o exija la ley.
Servicios de protección para el presidente de los Estados Unidos y otros: podemos compartir su información médica con funcionarios federales autorizados para la realización de investigaciones especiales o para brindar protección al presidente de los Estados Unidos, a otras personas autorizadas o a jefes de estado extranjeros, según lo permita o exija la ley.
Reclusos: si usted es recluso de un centro penitenciario o se encuentra bajo la custodia de las fuerzas de seguridad, podremos compartir su información médica con el centro penitenciario o con los encargados de aplicar la ley, según lo permita o exija la ley.
Acuerdo de atención médica organizada: formamos parte de Sentara Accountable Care Organization, LLC, una organización de atención responsable (ACO) o de Sentara Quality Care Network, LLC, una red clínicamente integrada (CIN). A través de nuestra afiliación a la ACO o a la CIN, tanto nosotros como los demás participantes estamos designados como una organización con acuerdo de atención médica organizada (OHCA), según se define en el Título 45 del CFR, artículo 160.103. Como miembro del OHCA, podemos compartir su información médica con la ACO o la CIN, así como con otras ACO o CIN y con participantes del OHCA, con el fin de llevar a cabo actividades de evaluación y mejora de la calidad; revisión de la utilización; tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica relacionadas con el OHCA; y realizar otras actividades propias de una red clínicamente integrada.
Cómo podemos utilizar y divulgar su información médica con su autorización (permiso)
Podemos utilizar y divulgar su información médica con su autorización (permiso). No se enumeran todos los usos ni todas las divulgaciones, pero las formas en que estamos autorizados a utilizar y divulgar la información médica se describen en las siguientes categorías. Los formularios de autorización están disponibles en nuestros sitios clínicos. Si nos autoriza a divulgar su información médica, puede revocar posteriormente dicha autorización por escrito para impedir cualquier uso o divulgación futuros.
Notas de psicoterapia: debemos obtener su permiso por escrito para divulgar las notas de psicoterapia que le conciernen, excepto en determinadas circunstancias. Por ejemplo, no se requiere un permiso por escrito para que el autor de las notas las utilice en relación con su tratamiento, para que nosotros las utilicemos o divulguemos con fines de capacitación de profesionales de salud mental, o para su uso en una acción judicial interpuesta por usted.
Marketing: debemos obtener su permiso por escrito para compartir su información médica con fines de marketing, excepto en determinadas circunstancias. Por ejemplo, no se requiere un permiso por escrito para los encuentros presenciales o cuando comunicamos información sobre nuestros propios servicios o productos. Por ejemplo, es posible que le enviemos una tarjeta postal para anunciarle la llegada de un nuevo médico sin su permiso por escrito.
Venta de información médica protegida (PHI): debemos obtener su permiso por escrito para divulgar su información médica a cambio de un pago.
Otros usos y divulgaciones: cualquier otro uso o divulgación de su información médica que no esté contemplado en las categorías de este aviso ni en las regulaciones o leyes correspondientes se realizarán con su permiso por escrito. Si nos facilita dicho permiso por escrito, podrá revocarlo en cualquier momento. No podemos revocar las divulgaciones de información que ya se hayan facilitado en virtud de un permiso previo por escrito.
Sus derechos en relación con su información médica
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información médica:
Inspección y copia: salvo algunas excepciones, usted tiene derecho a inspeccionar o recibir una copia de su información médica en el formato que solicite. Esto incluye los registros médicos y de facturación, pero no incluye las notas de psicoterapia, la información destinada a procedimientos judiciales ni la información médica sujeta a restricciones reglamentarias o legales.
Puede consultar la información médica sobre su atención y tratamiento a través de EPIC MyChart, una herramienta electrónica que le permite acceder a su información médica de forma digital.
Para cualquier otra solicitud, deberá presentarla por escrito a su proveedor de atención médica o al sitio clínico correspondiente. También puede completar un formulario de solicitud disponible en nuestros sitios clínicos. Una vez que hayamos recibido su solicitud y verificado su identidad, es posible que le cobremos una tarifa razonable y atenderemos su solicitud en un plazo de 30 días.
En determinadas circunstancias, podríamos denegar su solicitud si, a juicio de nuestro profesional de atención médica, se considera que la divulgación podría poner en peligro su seguridad o la de otra persona. Si se rechaza la solicitud, puede solicitar una segunda revisión por parte de otro profesional de atención médica con licencia.
Comunicaciones confidenciales: usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de una forma determinada. Por ejemplo, puede solicitar que solo nos comuniquemos con usted por correo postal a su domicilio particular. Si desea que nos comuniquemos con usted de una forma determinada, debe presentarnos su solicitud por escrito y facilitarnos los datos de contacto alternativos.
Modificación: usted tiene derecho a solicitarnos que modifiquemos su información médica si considera que es incorrecta o está incompleta. Le solicitamos que presente la solicitud por escrito a su proveedor de atención médica o al sitio clínico correspondiente, junto con una explicación clara de la información que debe modificarse. Si estamos de acuerdo, modificaremos su información. En determinadas circunstancias, si no podemos modificar o eliminar la información que figura en el registro, es posible que añadamos información complementaria para aclararla. En caso de denegación, le brindaremos una explicación por escrito.
Registro de las divulgaciones: usted tiene derecho a solicitar por escrito y recibir una lista de las divulgaciones que hayamos realizado de su información médica en los seis años anteriores a su solicitud. Esta lista no incluirá los usos ni las divulgaciones realizados con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica; ni las divulgaciones que se realicen a usted o a su representante legal. La primera lista que se solicite en un periodo de doce meses será gratuita. En caso de solicitudes adicionales, es posible que cobremos una tarifa razonable.
Solicitar restricciones: usted tiene derecho a solicitar una restricción (limitación) de la información médica que compartimos con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Le solicitamos que presente la solicitud por escrito a su proveedor de atención médica o al sitio clínico correspondiente, junto con una explicación clara de la información que desea que se restrinja. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si estamos de acuerdo, cumpliremos con lo acordado, salvo que su información médica sea necesaria para un tratamiento de emergencia o que la ley nos obligue a divulgarla. Si usted abona el costo total de un servicio que paga por cuenta propia y nos solicita que no compartamos su información con su seguro médico, respetaremos la solicitud. Debido a la naturaleza de los registros médicos electrónicos, no podemos aceptar restricciones en el intercambio de información médica por motivos de tratamiento. Por ejemplo, no podemos aceptar la restricción de no compartir información relacionada con el tratamiento con un determinado proveedor.
Copia y modificaciones de este aviso: usted tiene derecho a solicitar y recibir una copia impresa de este aviso en cualquier momento para garantizar que está familiarizado con nuestras prácticas de privacidad. Hay copias impresas disponibles en nuestros sitios clínicos. Nos reservamos el derecho a modificar este aviso, que se aplicará a la información médica que ya tenemos sobre usted, así como a cualquier información médica futura. Publicaremos una versión actualizada de este aviso en nuestro sitio web en:
www.evmsmedicalgroup.com/Notice-Of-Privacy-Practices.
Notificación de violación: usted tiene derecho a recibir una notificación por escrito de cualquier violación que detectemos y que afecte a su información médica no protegida. Las notificaciones se enviarán por correo al domicilio que figura en nuestros archivos.
Preguntas o quejas sobre la privacidad: si tiene alguna pregunta o cree que se han vulnerado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nuestra Oficina de Privacidad y Cumplimiento. También tiene derecho a presentar una queja ante el secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos. No se le penalizará por presentar una queja.
Puede enviarnos su queja por escrito al siguiente domicilio:
Macon & Joan Brock Virginia Health Sciences
EVMS Medical Group at ODU
Compliance & Privacy Office
PO Box 936
Norfolk, VA 23501
Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos:
The US Department of Health & Human Services
200 Independence Avenue, SW
Washington, DC 20201
Si desea cancelar su suscripción a las campañas de recaudación de fondos, incluidos los envíos de revistas, comuníquese con nosotros e indique su nombre y domicilio postal:
Macon & Joan Brock Virginia Health Sciences
EVMS Medical Group at ODU
Compliance & Privacy Office
PO Box 936
Norfolk, VA 23501
(757) 451-6298
Enlace «Contact Us» (Contáctenos): www.evmsmedicalgroup.com.
Fecha de entrada en vigencia de este aviso
El presente aviso de prácticas de privacidad entrará en vigencia El 16 de febrero de 2026 y sustituye a todas las versiones anteriores.